株式会社の役員変更の際，就任承諾書の要否，印鑑証明書の要否及び就任承諾書の議事録援用の可否については，中々複雑なのでで悩まれる方も多いであろう。
　そこで，以下の添付ファイルのとおり整理してみた。

　なお，取締役・監査役・代表取締役の就任を承諾したことを証する書面の添付根拠は商業登記法５４条１項である。
　また，再任を除く取締役が就任を承諾したことを証する書面に取締役個人の印鑑証明を添付することの根拠は商業登記規則６１条２項後段であり，再任を除く代表取締役個人の印鑑証明添付根拠については同条３項後段である。

　就任を承諾したことを証する書面については，一般的に就任承諾書が添付されるが，取締役等の役員が選任・改選された株主総会又は取締役会等の議事に，被選任者が出席しており，議事録の中で，被選任者がその場で就任を承諾した旨の記載があれば，同記載を援用することをもって商業登記法５４条１項でいうところの「就任の承諾を証する書面」に代えることができる。
　そして，株主総会議事録への署名・押印義務が規定されていないことから，押印のない株主総会議事録であっても，就任承諾書としては有効である。
　しかしながら，商業登記規則６１条２項ないし同条４項において，印鑑証明や代表取締役が登記所に提出している印鑑の押印が要求されている場合（いわゆる実印）であって，かつ，就任承諾書を議事録援用する場合には，当然のこととして，議事録にも当該実印を押印する必要がある。
　つまり，議事録援用だからといって実印及び印鑑証明を省略できるわけではないことに注意する必要がある。

就任承諾書一覧　→　ダウンロード(xls)